Le TDPO a publié une Directive de pratique sur le nouveau système de traitement des cas et les conférences téléphoniques relatives à la cause.

Au cours des 18 derniers mois, le TDPO a affiché une hausse sans précédent de 25 % du nombre de dossiers; il reçoit chaque année environ 4 500 nouvelles requêtes relatives aux droits de la personne.

Pour composer avec cette charge de travail accrue, le TDPO a mis en œuvre un certain nombre d’initiatives visant à régler les dossiers plus rapidement, y compris ces changements importants décrits dans la directrice de pratique :

  1. Selon une nouvelle démarche de traitement des cas instaurée le 1er mars 2018, une vice-présidente ou un vice-président (arbitre) est affecté à chaque dossier à partir du dépôt de la Requête jusqu’à la fermeture du dossier. Dans le cadre de cette nouvelle démarche, le TDPO fait le suivi attentif de l’avancement du dossier et détermine les mesures à prendre pour le faire avancer. (Les membres à temps partiel du TDPO continueront de prendre en charge les séances de médiation.)
  2. Une conférence téléphonique relative à la cause (CTRC) a lieu environ 30 jours avant l’audience. Pendant cette conférence, l’arbitre aborde des questions préliminaires ou procédurales concernant l’audience à venir, décrit comment l’audience se déroulera et discute de la possibilité de recourir à la médiation. Parmi les questions préliminaires ou procédurales courantes qui pourraient être soulevées, mentionnons les objections au dépôt de documents ou à l’audition de témoins, les demandes visant à faire témoigner une personne par vidéo ou téléphone à un moment précis et les demandes visant à obtenir des déclarations de témoins qui soient appropriées ou plus précises.
  3. Une seule journée est désormais prévue pour la plupart des audiences sur le fond. Comme de nombreux dossiers sont réglés avant l’audience ou pendant une séance de médiation tenue en présence d’un arbitre dès le premier jour d’audience, il n’est souvent pas nécessaire de prévoir des journées supplémentaires; ces journées peuvent être consacrées à l’audition d’autres causes. Si une audience nécessite plus d’une journée, le TDPO ajoutera d’autres journées pendant l’audience ou peu après en consultation avec les parties.

Grâce à ces initiatives, en vigueur à compter du 1er mars 2018, le TDPO est devenue plus efficace, et il maintenait sa charge de travail en fermant chaque mois autant de dossiers qu’il en ouvrait de nouveaux.

Cependant, le TDPO éprouve actuellement une pénurie d’arbitres, ce qui nuit à sa capacité de respecter ses normes de service. La période d’attente avant qu’une date de médiation ou d’audience ne soit fixée pourrait donc être plus longue. Il peut arriver aussi que certaines médiations et audiences dont la date a déjà été fixée soient reportées à une date ultérieure.

Le TDPO demeure résolu à régler les litiges équitablement, efficacement et en temps opportun.