Guide des instances par vidéoconférence et par Microsoft Teams

Dernière mise à jour : Le 6 juillet 2020


Tribunaux décisionnels Ontario tient des instances par vidéoconférence au moyen de Microsoft Teams si cela est faisable et approprié sur le plan procédural.

Guide de l’utilisateur - Microsoft Teams

Dans cette page

  1. Qui peut participer à une vidéoconférence
  2. Se préparer à une vidéoconférence
  3. Se joindre à la vidéoconférence

Qui peut participer à une vidéoconférence

Si l’instance est publique, des membres du public peuvent observer l’instance par conférence téléphonique dont les renseignements seront fournis par le tribunal.

Outre l’arbitre du tribunal et le personnel qui facilite l’instance, seules les personnes suivantes sont autorisées à participer à une instance à huis clos :

  • Les parties, comme le requérant et l’intimé;
  • Les participants invités, comme les avocats ou parajuristes des parties, des représentants, des témoins, des interprètes et toute autre personne autorisée selon le pouvoir discrétionnaire du tribunal;
  • Des membres du personnel et des arbitres de Tribunaux décisionnels Ontario qui assistent à titre d’observateurs à des fins de formation.

Se préparer à une vidéoconférence

Le tribunal fournira un lien Microsoft Teams et les participants devront vérifier qu’ils ont bien accès à tous les documents et outils nécessaires avant l’instance. Ceux qui ne disposent pas des applications et outils nécessaires doivent contacter le tribunal.

Il est de la responsabilité des parties de fournir le lien à leurs témoins (le cas échéant) et de les informer de la marche à suivre pour se joindre à l’instance par Microsoft Teams, au moment indiqué par le tribunal, pour qu’ils puissent faire leur déposition.

Les participants peuvent utiliser un téléphone intelligent pour se joindre à la vidéoconférence si l’arbitre l’autorise. L’utilisation d’un téléphone intelligent est découragée en raison des risques de perturbations (appels et messages entrants) et de panne de batterie.

Exigences technologiques

Chaque participant devra disposer d’un appareil muni d’une webcam et d’un microphone et avoir accès à une connexion Internet fiable dotée d'une bande passante suffisante. L’appareil devrait être branché en permanence afin de maintenir la charge.

Astuces pour les participants :

  • Utiliser une connexion Internet par câble fixe au moyen d’un câble Ethernet au lieu d’une connexion Wi-Fi.
  • Pour préserver la qualité sonore, porter des écouteurs reliés à un micro.
  • Vérifier le bon fonctionnement du micro et des écouteurs/du haut-parleur pour être sûr que le volume fonctionne bien.
  • Se familiariser avec les caractéristiques de Microsoft Teams et les documents d’information. Bien lire la section Guide de l’utilisateur - Microsoft Teams.
  • S’installer à un endroit tranquille, aussi privé que possible et sans bruits de fond si possible.
  • Désactiver les notifications du téléphone, les alertes de courriel et tout autre bruit susceptible de causer une distraction.
  • Les visages doivent être clairement visibles pendant l’instance virtuelle pour toutes les parties et tous les témoins. Dans la mesure du possible, la webcam doit être positionnée au niveau du visage, relativement près sans rétroéclairage. Il pourrait être nécessaire d’ajuster le réglage de la webcam et de tester la vidéo pour être sûr que votre visage est clairement visible de tous dans la pièce où vous vous trouvez.
  • Tous les participants doivent être convenablement habillés pendant l’instance.

Se joindre à la vidéoconférence

Tous les participants devraient se joindre à la conférence Microsoft Teams 10 minutes avant l’heure prévue pour avoir le temps de se connecter. Si quelqu’un a de la difficulté à se connecter, il doit consulter le Guide de l’utilisateur - Microsoft Teams ou contacter le tribunal.

Une fois que toutes les parties et tous les témoins se sont joints à la conférence par Microsoft Teams, ils seront placés dans une salle d’attente jusqu’à ce que l’arbitre les autorise à entrer dans la salle de conférences virtuelle.

Ce qui est attendu des parties et des participants

Les participants doivent respecter la même étiquette formelle et le même protocole que pour des instances en personne. Cela veut dire qu’ils doivent respecter les règles suivantes :

  • Au début de l’instance, chaque participant identifiera toute autre personne qui est présente à l’endroit où il se trouve. Selon les circonstances, le tribunal pourrait exiger que ces personnes quittent la pièce pendant l’instance.
  • Les participants n’ont pas le droit d’enregistrer l’instance, sauf autorisation préalable du tribunal conformément aux Règles de procédure.
  • Pendant l’instance, les participants doivent maintenir leur fonction vidéo activée. La fonction microphone doit être désactivée, sauf si le participant :
    • présente des arguments ou des observations;
    • interroge un témoin;
    • fait sa déposition.
  • Chaque participant a l’obligation d’aviser le tribunal si une autre personne se joint à lui pendant l’instance.
  • Les participants doivent se comporter avec courtoisie envers toutes les personnes présentes pendant l’audience et éviter de parler en même temps qu’une autre personne. Pour des raisons techniques, il pourrait y avoir un décalage entre le moment où des paroles sont prononcées et le moment où les autres participants peuvent les entendre.

Règles applicables aux témoins

Afin de protéger l’intégrité de l’instance, les témoins doivent respecter quelques règles :

  • Un témoin ne doit pas faire sa déposition en présence d’autres témoins, sauf approbation préalable du tribunal.
  • Chaque témoin doit avoir avec lui tous les documents nécessaires pour faire sa déposition.
  • Un témoin ne peut pas recevoir l’assistance d’une autre personne pendant sa déposition.

Pratiques exemplaires pour l’envoi de documents des parties

  • Les parties devraient déposer un recueil de documents conjoint électronique, dans un format PDF mis en signet et où il est possible de faire des recherches. Les parties devraient déterminer avant l’instance si l’authenticité des documents est admise ou s’il y a des exceptions.
  • Des hyperliens se rapportant à la doctrine et à la jurisprudence citées devraient être indiqués, renvoyant à des références affichées dans www.canlii.org ou, si elles ne se trouvent pas dans la Canlii, dans LexisNexis Quicklaw ou sur des sites Web de tribunaux canadiens.
  • Si cela est approprié, un mémoire condensé ne contenant que les documents et extraits de transcriptions et de doctrine et jurisprudence sur lesquels les parties se fonderont au cours des plaidoiries orales peut être déposé au tribunal.
  • La confidentialité des documents doit être déterminée entre les parties et indiquée au tribunal avant l’instance.
  • Les participants devraient utiliser le numéro d’onglet du document PDF, le numéro de la page et le nom du document lorsqu’ils renvoient à un document ou à des observations.
  • Si cela est approprié, un dossier de documents qui seront utilisés aux fins de l’interrogatoire ou du contre-interrogatoire de témoins devrait être déposé au tribunal.
  • Les parties devraient fournir aux autres parties et au tribunal une copie électronique de tout document qu’elles ont l’intention de produire en pièce.
  • Au cours de l’instance, le partage d’écran de documents peut être effectué sur autorisation de l’arbitre. Cette fonctionnalité est offerte par la fonction Share, comme indiqué dans le Guide de l’utilisateur - Microsoft Teams.

Comment faire une objection?

  • La personne qui souhaite faire une objection devrait utiliser la fonction Raise your hand (lever la main), comme indiqué dans le Guide de l’utilisateur - Microsoft Teams, activer son microphone et déclarer qu’il veut faire une objection. Elle doit attendre que l’arbitre du tribunal lui demande quelle est son objection et, au besoin, de l’expliquer.
  • Au besoin, pendant une objection, le tribunal peut exclure un témoin de l’instance. Le tribunal ordonnera alors au témoin de quitter la vidéoconférence pendant qu’il traite de l’objection et l’invitera à rejoindre la conférence par Microsoft Teams une fois l’objection réglée.

Pratiques exemplaires en matière d’instances publiques

Le calendrier des instances publiques sera affiché sur le site Web du tribunal pertinent avant l’instance. Les membres du public qui souhaitent observer une instance publique qui se déroule par Microsoft Teams pourront le faire par conférence téléphonique. Ils devront contacter le tribunal concerné avant l’instance pour obtenir des instructions à cet effet.

L’observateur d’une instance devra se conformer aux instructions du tribunal pendant l’appel :

  • Décliner son nom et indiquer l’objet de sa participation à l’instance;
  • Demeurer silencieux et désactiver son microphone pendant l’instance;
  • Être prêt à demeurer connecté à la conférence pendant toute la durée de l’instance, car l’arbitre a le droit de « verrouiller » la conférence téléphonique une fois que l’instance commence afin de minimiser les risques de dérangement. Si une téléconférence est verrouillée après le début de l’instance et qu’un participant quitte la conférence téléphonique, il pourrait ne pas être autorisé à rejoindre la conférence.

Interprètes

Si cela est approprié, des interprètes seront engagés pour une instance. Le tribunal suivra la procédure habituelle d’engagement d’un interprète et remettra à l’interprète des instructions pour se joindre à instance par Microsoft Teams. L’interprète devra fournir ses services d’interprétation selon les besoins, pendant l’instance.

Le tribunal pourrait remettre des lignes directrices à l’interprète pour assurer un service efficace. Les participants qui ont besoin de services d’interprétation devraient se familiariser avec la fonction Pin (punaise) (paragraphe Punaise – pour des participants), décrite dans le Guide de l’utilisateur - Microsoft Teams.

Assistance

Si un participant est déconnecté de la vidéoconférence et qu’il ne parvient pas à se reconnecter immédiatement, il doit contacter le tribunal. Si le participant ne peut pas rejoindre la conférence, l’instance sera temporairement ajournée. Le tribunal convoquera une conférence téléphonique pour établir les prochaines étapes. Dans certains cas, l’arbitre peut ajourner l’instance s’il est d’avis qu’elle ne peut pas se dérouler de façon équitable.

Déni de responsabilité

L’instance se déroulera par vidéoconférence au moyen de Microsoft Teams. Veuillez noter qu’en cliquant sur le lien conduisant à la vidéoconférence Teams, des renseignements personnels comme votre nom, votre adresse de courriel et l’adresse IP, pourraient être recueillis, entreposés, utilisés et divulgués par Microsoft conformément à son Énoncé de confidentialité et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada). Voir l’Énoncé de confidentialité de Microsoft pour plus de renseignements.