Protocole d'entente

entre
Le Procureur général de l'Ontario
(ci-après le « ministre »)
et
Le Président exécutif de Tribunaux de justice sociale Ontario
(ci-après le « président exécutif »)


1. Objet

2. Définitions

Les définitions qui suivent s'appliquent au présent protocole d'entente :

  1. Documents de responsabilisation et de gouvernance : les documents, les cadres stratégiques et les rapports exigés en vertu de la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux;
  2. DON : la Directive concernant les organismes et les nominations du Conseil du Trésor / du Conseil de gestion du gouvernement;
  3. Rapport annuel : la description des activités de TJSO pendant l'exercice, y compris des états financiers et des rapports financiers;
  4. Personne nommée : le président exécutif, le président associé, le vice-président ou un membre nommé à un ou plusieurs des tribunaux décisionnels compris dans le groupe TJSO par le lieutenant-gouverneur en conseil, mais pas une personne nommée comme membre du personnel;
  5. Présidents associés : les présidents associés nommés au sein de TJSO;
  6. LRGTDNT : la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux, L.O. 2009, ch. 13, annexe 5;
  7. Plan d'activités : les grandes lignes des objectifs et des résultats que TJSO et les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TJSO ont l'intention d'atteindre au cours des trois prochaines années afin de se conformer à leurs mandats législatifs;
  8. Sous-ministre : le sous-procureur général ou la personne qu'il désigne;
  9. Directives : les directives et politiques ou procédures opérationnelles publiées par des organismes centraux, comme la Direction des politiques ministérielles du Secrétariat du Conseil du Trésor, le Bureau du contrôleur provincial du ministère des Finances, le Conseil du Trésor / Conseil de gestion du gouvernement et le ministère du Procureur général;
  10. Président exécutif : le président exécutif de TJSO;
  11. Directeur général : le directeur général de TJSO;
  12. Principes de gestion : les normes et procédures commerciales et financières reconnues, les normes reconnues d'éthique, de responsabilisation, d'excellence en gestion et de qualité du service, ainsi que l'adhérence aux politiques, procédures, lignes directrices et directives du ministère et de tous les organismes gouvernementaux centraux pertinents (CT, CGG, ministère des Finances, SCT);
  13. CGG : le Conseil de gestion du gouvernement;
  14. MI : le ministère de l'Infrastructure;
  15. Ministre : le procureur général de l'Ontario;
  16. Ministère : le ministère du Procureur général;
  17. MF : le ministère des Finances;
  18. PE : le présent protocole d'entente, y compris ses annexes et toute modification écrite;
  19. LFPO : la Loi de 2006 sur la fonction publique de l'Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A, dans sa version modifiée périodiquement;
  20. ERRP : le Processus d'examen, de renouvellement et de réorganisation des programmes, un exercice que dirige le Conseil du Trésor en vue d'examiner les interrelations des activités gouvernementales d'un point de vue fonctionnel plutôt que par ministère;
  21. Annexes : les annexes au présent protocole d'entente;
  22. TJSO : Tribunaux de justice sociale Ontario, un groupement de tribunaux administratifs désignés en vertu de la Loi sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux, composé maintenant de la Commission de révision des services à l'enfance et à la famille, de la Commission d'indemnisation des victimes d'actes criminels, de la Commission de révision des placements sous garde, du Tribunal des droits de la personne de l'Ontario, de la Commission de la location immobilière, du Tribunal de l'enfance en difficulté de l'Ontario (anglais), du Tribunal de l'enfance en difficulté de l'Ontario (français) et du Tribunal de l'aide sociale. Dans le présent protocole d'entente, TJSO inclut chacun de ses tribunaux décisionnels compris dans le groupe TJSO;
  23. CT : le Conseil du Trésor;
  24. Tribunaux décisionnels et tribunaux décisionnels compris dans le groupe : les tribunaux décisionnels désignés de temps à autre par le lieutenant-gouverneur en conseil comme faisant partie du groupe TJSO en vertu de la Loi sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux.

3. Compétence législative et mandat

4. Statut et classification

5. Principes directeurs

6. Relations redditionnelles

7. Conflit d'intérêts

  1. Le président exécutif est le responsable de l'éthique pour les personnes nommées aux fins de la LFPO. Il doit veiller à ce que les personnes nommées soient mises au courant des règles sur les conflits d'intérêts, y compris les règles sur les activités politiques qui régissent les fonctionnaires faisant l'objet de restrictions particulières.
  2. Le directeur général est désigné comme le responsable de l'éthique aux fins de la LFPO pour tous les fonctionnaires de TJSO qui ne sont pas des personnes nommées. Le directeur général doit veiller à ce que les membres du personnel de TJSO soient informés des règles sur les conflits d'intérêts, y compris les règles sur les activités politiques qui régissent les fonctionnaires, et à exécuter les responsabilités du responsable de l'éthique conformément aux exigences de la LFPO.

8. Rôles et responsabilités

9. Exigences de rapport

10. Communications

Le terme « communications » ne comprend pas des discussions ou l'échange de renseignements non publics entre des membres du personnel de TJSO et le ministre, le sous-ministre ou le personnel du ministère au sujet d'affaires précises, en cours, passées ou futures, devant les tribunaux décisionnels.

Toute demande de renseignements que reçoit le bureau du ministre au sujet d'une affaire en cours devant un tribunal décisionnel sera transmise au TJSO sans commentaire. Toute réponse du bureau du ministre à l'auteur de la demande de renseignements indiquera que la demande de renseignements a été transmise à TJSO et que le ministre ne peut pas intervenir dans une instance décisionnelle, une décision ou un règlement.

Les parties au présent protocole d'entente reconnaissent que l'échange d'information en temps opportun au sujet de l'administration de TJSO est essentiel pour que le ministre remplisse ses responsabilités de rapport et de réponse à l'Assemblée législative sur les affaires de TJSO. Les parties reconnaissent également qu'il est essentiel que le président exécutif soit tenu au courant des initiatives et des orientations stratégiques générales du gouvernement susceptibles de concerner le mandat et les fonctions de TJSO. En conséquence, les parties conviennent de ce qui suit :

  1. Le président exécutif informera, en temps opportun, le ministre de tous les événements planifiés et des enjeux qui concernent ou pourraient raisonnablement concerner le ministre dans l'exercice de ses responsabilités. Le directeur général en fera de même avec le sous-ministre.
  2. Le ministre consultera le président exécutif, si cela est approprié, au sujet des initiatives stratégiques générales du gouvernement ou des lois que le gouvernement examine et qui sont susceptibles d'avoir un impact sur le mandat ou les fonctions de TJSO.
  3. Le ministre et le président exécutif se consulteront au sujet des stratégies de communication au public et des publications. Si cela est approprié, ils se tiendront informés des résultats des consultations formelles auprès des intervenants et du public.
  4. Le ministre et le président exécutif se rencontreront au moins une fois par année ou sur demande de l'un ou l'autre pour discuter de questions relatives à l'exécution du mandat de TJSO.
  5. Le sous-ministre et le président exécutif/directeur général se réuniront autant de fois que nécessaire pour discuter de questions liées au fonctionnement efficace et efficient de TJSO et à la prestation de services par le ministère à TJSO.
  6. Les parties s'engagent à adhérer au protocole de communications énoncé à l'Annexe 1 du présent protocole d'entente.

11. Ententes administratives

12. Ententes financières

13. Ententes de vérification et d'examen

  1. Le ministre peut ordonner que TJSO fasse l'objet d'une vérification.
  2. La Division de la vérification interne de l'Ontario peut également mener une vérification interne, si elle a obtenu l'autorisation préalable du Comité de vérification du ministère ou du Comité de vérification générale. En outre, le vérificateur général de l'Ontario peut, n'importe quand, vérifier n'importe quel aspect des activités de TJSO en vertu de la Loi sur le vérificateur général.
  3. TJSO remettra promptement une copie de chaque rapport de vérification au ministre et au ministre des Finances. TJSO remettra également une copie de sa réponse au rapport de vérification et à toute recommandation qu'il contient. TJSO avisera le ministre une fois par année de toute exigence contenue dans un rapport de vérification qui n'a pas été mise en œuvre.
  4. Le président exécutif peut demander une vérification externe des transactions financières ou des contrôles de gestion de TJSO aux frais de TJSO.

14. Dotation en personnel et nominations

15. Responsabilité civile et assurance

L'administration de TJSO est couverte par une police d'assurance responsabilité civile des entreprises dans le cadre du Programme de protection du gouvernement de l'Ontario.

16. Date d'entrée en vigueur et durée et examen périodique du protocole d'entente


Fait ce _____________ jour de ____________ 2017.

L'honorable Yasir Naqvi, procureur général de l'Ontario

Michael Gottheil, président exécutif, Tribunaux de justice sociale Ontario



Annexe 1
Protocole de communications

I. Objet

  1. Établir des lignes de communication claires entre le ministère (à savoir, le Bureau du ministre, le Bureau du sous-ministre et le personnel du ministère) et TJSO.
  2. Établir un processus de traitement des demandes du personnel du ministère visant à obtenir des documents ou notes d'information.

II. Principes

La présente annexe complète le protocole d'entente, qui définit les rôles, les responsabilités et les relations entre le ministère et TJSO.

TJSO et les tribunaux décisionnels compris dans le groupe TJSO exercent leurs fonctions décisionnelles et leurs responsabilités connexes indépendamment du gouvernement, du ministère et du ministre, sous réserve uniquement des dispositions, des limitations et des conditions énoncées dans la Loi sur les services à l'enfance et à la famille, la Loi sur l'indemnisation des victimes d'actes criminels, la Loi sur l'éducation, le Code des droits de la personne, la Loi sur l'adoption internationale, la Loi sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, la Loi sur le programme Ontario au travail, la Loi sur la location à usage d'habitation, la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux et toute autre loi qui régit TJSO et le présent protocole d'entente.

Les tribunaux compris dans le groupe TJSO sont des tribunaux décisionnels désignés comme tels par le Conseil de gestion du gouvernement et la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux. L'engagement du gouvernement à l'égard de tribunaux décisionnels capables de remplir efficacement leurs mandats exige que le ministre, le ministère et TJSO établissent des relations de communication, qui respectent ce qui suit :

III. Lignes de communication / protocoles

  1. Communications entre le ministère et TJSO

    Le Bureau du ministre coordonnera les communications avec TJSO par le biais du Bureau du président exécutif. Le sous-ministre communiquera avec le président exécutif ou le directeur général.

  2. Questions ou plaintes au sujet de cas individuels

    Les parties conviennent qu'il n'est pas acceptable que TJSO, le ministre ou le ministère fassent des commentaires en public au sujet de cas particuliers devant TJSO ou les tribunaux décisionnels qui font partie du groupe TJSO, et que TJSO discute avec le ministre ou le ministère de cas précis qui sont devant les tribunaux décisionnels.

  3. Demandes de renseignements et plaintes du public au sujet de membres des tribunaux décisionnels ou du personnel de TJSO

    Les demandes de renseignements du public adressées par téléphone ou par écrit au Bureau du ministre ou au personnel du ministère au sujet des politiques et procédures de TJSO doivent être transmises à TJSO, soit par les lignes d'information publiques de TJSO soit par écrit aux bureaux de TJSO. Les demandes de renseignements adressées à TJSO au sujet de politiques ou de financement du gouvernement seront transmises au ministère.

    Des plaintes relatives à la conduite de membres des tribunaux décisionnels ou d'employés de TJSO seront adressées au président exécutif ou au directeur général, respectivement, conformément à la politique relative aux plaintes de TJSO.

  4. Documents d'information / Notes d'information

    TJSO préparera des notes d'information à l'attention du ministre, sur demande du Bureau du ministre ou du ministère, pour autant que ces demandes ne traitent pas de cas actifs devant les tribunaux décisionnels ou d'affaires qui vont être portées devant les tribunaux décisionnels.

    TJSO préparera et remettra des renseignements généraux sur des enjeux particuliers et les remettra au ministère, dans le délai suggéré, conformément aux fonctions indépendantes de TJSO.

    Des demandes de renseignements d'anciens ministères responsables des tribunaux décisionnels qui font partie du groupe TJSP et des communications de renseignements à ces ministères seront transmises au ministère pour qu'il prenne les mesures indiquées.

  5. Documents de communication du ministère et de TJSO

    Chaque fois que possible, le ministère remettra un préavis au président exécutif du contenu général des documents ou des messages concernant l'administration et les mandats de TJSO et lui donnera suffisamment de temps pour exprimer ses commentaires et suggestions.

    Chaque fois que possible, le président exécutif remettra au ministre un préavis du contenu général des documents ou messages de nature publique susceptibles d'intéresser le ministre. Le directeur général en avisera de même le sous-ministre.

    Les documents publics de TJSO seront conformes aux lignes directrices du gouvernement en matière d'identification visuelle et aux exigences légales en matière d'accessibilité.

    TJSO remettra des copies de ses règles, directives de pratique et documents d'information publics au ministère sur demande.



Annexe 2
Exigences de rapport

Le président exécutif veillera à ce que les rapports, déclarations et documents suivants soient soumis au ministre pour examen et approbation :




Annexe 3
Directives applicables du CT / CGG et du ministère des Finances

  1. Liste des directives, lignes directrices et politiques du CT/ CGG et du ministère des Finances qui s'appliquent à TJSO :

  2. Le ministère doit informer TJSO des modifications ou adjonctions aux directives, politiques et lignes directrices qui s'appliquent aux tribunaux décisionnels compris dans le groupe TJSO.


Annexe 4
Soutien administratif

Le sous-ministre veillera à ce que le ministère, des entrepreneurs externes autorisés, les Services technologiques pour la justice ou le bureau des Services communs de l'Ontario fournissent les services de soutien suivants à TJSO :

  1. Administration financière : comptes créditeurs, administration des salaires et des avantages sociaux, revenus, achats, comptes débiteurs, y compris l'utilisation des installations du SIGIF pour le traitement de ces services si elles sont disponibles, conseils techniques, achats, services d'imprimerie et de courrier central des comptes débiteurs, services consultatifs au sujet des dossiers et formulaires.
  2. Services de ressources humaines : classification; conseils et consultations au sujet des procédures de recrutement et de relations avec le personnel; rédaction des descriptions d'emploi; counseling en matière de planification de carrière et de perfectionnement du personnel; conseils et consultation au sujet d'initiatives centrales, notamment en matière de santé et sécurité au travail, et autres services habituels en matière de ressources humaines. Le ministère aidera le directeur général à veiller à ce que des possibilités de formation et des services de planification de carrière soient mis à la disposition du personnel de TJSO et à ce que ces services soient communiqués efficacement au personnel.
  3. Services de diversité et d'inclusion : conseils stratégiques, orientations et conseils d'expert sur les obstacles à la diversité et à l'inclusion; aide pour l'élaboration d'une stratégie d'amélioration de la diversité et de l'inclusion, et mesures de la performance.
  4. Services de technologie de l'information et de télécommunications : conseils, consultations, services et soutien, y compris des sites Web indépendants et externes.
  5. Vérification interne : vérifications des systèmes de conformité financière, de gestion, des ressources humaines et d'information; examens opérationnels et enquêtes spéciales au besoin; consultations et formation au besoin.
  6. Planification des installations : services de planification et de relocalisation des installations, y compris les renouvellements de baux.
  7. Services d'accès à l'information et de protection de la vie privée.
  8. Services en français : conseils sur la façon de remplir les obligations en vertu des lois applicables, services de traduction et d'interprétation.
  9. Services juridiques (selon les besoins)



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