Directive de pratique sur la planification des audiences et des séances de médiations, demandes de changement de date et demandes d'ajournement

(Remarque : Les renseignements ci-dessous relatifs à l'établissement du rôle des audiences et des médiations, aux demandes de changement de date et aux demandes d'ajournement s'appliquent aussi aux audiences en vertu du paragraphe 53 (5) et aux conférences sur le règlement en vertu du paragraphe 53 (3) sous le régime des dispositions transitoires. Tout renvoi aux « audiences » dans le présent document englobe aussi les conférences sur le règlement.)

Le Tribunal des droits de la personne de l'Ontario (TDPO) a adopté l'approche suivante pour l'établissement du rôle et le traitement des demandes de changement de date et d'ajournement. La procédure ici décrite est uniquement à titre d'information. Elle ne constitue pas une règle au sens des Règles de procédure du TDPO. L'approche du TDPO relativement à l'établissement du rôle peut varier au besoin.

Ce document est disponible sur Internet à l'adresse tjso.ca/tdpo et dans divers formats accessibles. Pour l'obtenir dans un autre format ou pour recevoir une copie papier, veuillez communiquer avec le TDPO au 416 326-1312; appel sans frais 1 866 607-1240; ATS 416 326-2027; ATS sans frais 1 866 607-1240.

Introduction

Le TDPO est résolu à mettre en place un processus qui :

Le TDPO est conscient que ces valeurs peuvent parfois entrer en conflit; le TDPO doit alors concilier les divers intérêts contradictoires.

Établir le rôle des médiations et audiences

Fixer une date pour la séance de médiation

Après avoir reçu une Défense complète, le TDPO examine la Requête et la Défense. Si les deux parties ont indiqué leur volonté de participer à une médiation, le TDPO leur remet généralement un Avis de médiation indiquant la date de la séance de médiation.

Si le requérant ou l'intimé ne manifeste pas la volonté de participer à la médiation, le Tribunal décidera si la médiation représente néanmoins une bonne occasion de régler la Requête de façon équitable et expéditive. Si c'est le cas, le Tribunal pourra communiquer avec les parties pour discuter de la possibilité de participer à une médiation. La décision de participer à la médiation demeure volontaire.

L'avis de médiation précise la date, le lieu et l'heure de la médiation. Il avise également du processus à suivre pour changer la date d'une séance de médiation, si les parties ne sont pas disponibles à la date fixée par le TDPO.

Modifier la date de la séance de médiation

Comme c'est le TDPO qui fixe la date de la médiation, on reconnait que des changements de dates seront parfois nécessaires.

Si une partie n'est pas disponible à la date fixée, elle doit agir rapidement pour demander que la date soit changée. Il est préférable qu'elle communique avec les autres parties pour se mettre d'accord sur d'autres dates éventuelles dans les huit semaines qui suivent la date de médiation originale fixée par le Tribunal. Si les parties parviennent à se mettre d'accord sur d'autres dates possibles pour la médiation, une d'entre elles doit en aviser le greffier du TDPO par écrit, dans les 14 jours de la date de l'Avis de médiation. Le TDPO fera de son mieux pour fixer la médiation à l'une des dates sélectionnées par les parties.

Si les parties n'arrivent pas à s'entendre sur une autre date, la partie qui demande de changer la date de la médiation doit communiquer par écrit avec le greffier du TDPO, avec copie aux autres parties et doit fournir cinq autres dates possibles dans les huit semaines qui suivent la date de médiation originale fixée par le Tribunal. La partie doit faire la demande dans les 14 jours suivant la date de l'Avis de médiation. Le TDPO fixera la médiation à l'une de ces dates, dans la mesure du possible et à moins que l'une des autres parties n'informe le greffier du Tribunal par écrit, avec copie aux autres parties, qu'elle n'est pas disponible aux dates proposées ou quelques-unes d'entre elles. Le cas échéant, cette dernière partie proposera cinq autres dates.

Si les parties sont dans l'impossibilité de se mettre d'accord sur des dates acceptables, le TDPO fixera la date de la médiation sans l'accord des parties.

Établir le rôle des audiences et apporter des modifications au rôle

En matière d'établissement du rôle des audiences et de changement des dates d'audience, TDPO a adopté une approche qui donne aux parties une opportunité raisonnable d'obtenir des dates convenables.

Lorsqu'une date d'audience est fixée, le TDPO envoie une Confirmation d'audience qui indique les dates, le lieu et l'heure de l'audience.

S'il est nécessaire de changer la date de l'audience, il est préférable que les parties se mettent d'accords sur des dates mutuellement acceptables dans les 12 semaines suivant la date d'audience originale. Si les parties parviennent à se mettre d'accord sur d'autres dates, une partie doit en aviser le greffier du TDPO par écrit, avec copie aux autres parties, dans les 14 jours suivant l'Avis de confirmation d'audience. Le TDPO fera de son possible pour fixer l'audience aux dates sélectionnées par les parties.

Si les parties n'arrivent pas à s'entendre sur d'autres dates, la partie qui demande de changer la date de l'audience doit communiquer par écrit au greffier du TDPO, avec copie aux autres parties, cinq autres dates possibles (ou plages de dates si l'audience est prévue pour plusieurs jours) dans les 12 semaines suivant la date d'audience originale. La demande de changement de date doit se faire dans les 14 jours suivant la date de l'Avis de confirmation d'audience. Le TDPO communiquera avec les autres parties pour tenter d'obtenir un accord mutuel concernant les dates. Si, au bout d'un nombre raisonnable de tentatives, les parties n'arrivent pas à s'entendre sur des dates, le TDPO fixera les dates de l'audience sans l'accord des parties.

Demandes d'ajournement

Le TDPO décourage les demandes d'ajournement en dehors de la période de 14 jours pour demander la remise d'une médiation ou d'une audience, tel que décrit ci-haut. Les demandes d'ajournement, surtout à la dernière minute, entravent considérablement l'accès équitable et opportun à la justice. Par conséquent, le TDPO n'accordera un ajournement que dans des circonstances exceptionnelles comme en cas de maladie d'une partie, d'un témoin ou d'un représentant ou une représentante. En l'absence de circonstances exceptionnelles, le TDPO n'accorde pas d'ajournement, même lorsque toutes les parties y consentent.

Si une partie demande l'ajournement d'une médiation ou d'une audience dont la date a déjà été fixée, elle doit communiquer avec le greffier du TDPO dès que le besoin se fait sentir. Elle doit également communiquer avec les autres parties pour obtenir leur consentement et pour discuter d'autres dates pour la tenue de la médiation ou de l'audience.

La partie qui fait la demande doit communiquer avec le greffier pour expliquer les circonstances exceptionnelles à l'appui de sa demande et pour indiquer les autres dates convenues avec copie aux autres parties. Si la demande est présentée avec un court préavis, la partie doit communiquer avec le greffier par courriel ou télécopieur.

En général, le TDPO n'ajourne pas une date d'audience parce que les parties souhaitent « entamer des discussions en vue d'un règlement » ou qu'elles sont « sur le point de conclure une entente ». Le TDPO encourage la médiation et le règlement des litiges, et aidera les parties à cet égard. Si les parties croient pouvoir arriver à régler le différend peu avant l'audience prévue, elles peuvent demander une médiation-adjudication selon la Règle 15A (et les Règles 8A et 17A pour les requêtes déposées en vertu des articles 53(3) et 53(5)). Toutefois, le TDPO décourage l'annulation ou l'ajournement de dates d'audience pour permettre aux parties de tenter un règlement.




Juillet 2008, modifiée en dernier lieu janvier 2010
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