Directive de pratique sur la communication avec le Tribunal des droits de la personne de l'Ontario


Le Tribunal des droits de la personne de l'Ontario (le Tribunal) a établi les directives suivantes pour toute communication avec le Tribunal. Les directives décrites ci-dessous sont publiées à titre d'information générale uniquement. Elles ne constituent pas des règles au sens des Règles de procédure du Tribunal. Le Tribunal peut modifier ces directives s'il l'estime approprié.

Coordonnées

Les formulaires de requête et de réponse doivent contenir des coordonnées complètes et exactes. Si vos coordonnées changent, vous devez en informer le Tribunal et les autres parties par écrit.

Pour plus de renseignements sur comment remplir les formulaires, veuillez consulter les guides affichés sur le site Web du Tribunal (tjso.ca/tdpo).

Communications émanant du Tribunal

Les formulaires de requête et de réponse demandent aux parties et à leurs représentants d'indiquer leur méthode de communication préférée.

En règle générale, le Tribunal envoie les documents importants aux parties par courrier régulier. Toutefois, si une partie a précisé que le courrier électronique ou la télécopie est sa méthode de communication préférée, le Tribunal pourrait adopter ce moyen de communication pour la correspondance subséquente.

Si le requérant remplit la section du formulaire réservée aux coordonnées d'une personne intermédiaire, le Tribunal communiquera avec cette personne, au lieu du requérant, et les coordonnées du requérant ne seront pas divulguées aux autres parties.

Représentants

Si une partie est représentée, le Tribunal et les autres parties sont obligés de traiter avec le représentant.

Pour ses communications écrites, le Tribunal ne communiquera généralement qu'avec le représentant. Il est de la responsabilité de ce dernier de tenir son client informé. Cependant, si le représentant n'est pas titulaire d'un permis délivré par le Barreau du Haut-Canada, le Tribunal communiquera normalement avec la partie et le représentant.

Le représentant qui cesse de représenter une partie doit en informer le Tribunal et les autres parties, par écrit, et fournir les coordonnées à jour soit de la partie qu'il cesse de représenter, soit du nouveau représentant.

Communications entre les parties

Le Tribunal encourage les parties à résoudre leurs différends à n'importe quelle étape de la procédure. À cette fin, les parties peuvent recourir au processus de médiation du Tribunal ou entretenir entre elles des discussions moins formelles sans l'intervention du Tribunal. Sous réserve d'une instruction contraire du Tribunal, les parties sont encouragées à négocier un règlement à l'amiable directement entre elles ou, si elles sont représentées, par l'intermédiaire de leurs représentants.

Communication des décisions

Les décisions définitives et les décisions provisoires du Tribunal sont affichées en ligne sur le site Web CanLII, www.canlii.org, qui est consultable gratuitement. Un lien est indiqué à la section Décisions du site Web du Tribunal, à tjso.ca/tdpo. Les décisions sont également affichées sur les sites Web du Canadian Human Rights Reporter et de Lexis-Nexis, qui sont consultables par abonnement.

Le Tribunal veille à ce que les parties reçoivent les décisions rapidement, avant qu'elles ne soient affichées publiquement. La méthode de communication dépend de l'urgence de l'affaire. Si le Tribunal transmet la décision définitive par courriel ou télécopie, il enverra également une copie papier de la décision, par courrier régulier ou par une autre méthode de livraison, aux parties ou, si elles sont représentées, à leurs représentants.

Les communications écrites doivent passer par le greffier

Toutes communication avec le Tribunal concernant des dossiers, y compris les courriels, doit être adressée au greffier pertinent avec copie aux autres parties. Si cette règle n'est pas respectée, les communications concernées ne seront pas acceptées.

Les coordonnées à utiliser sont indiquées sur le site Web du Tribunal (tjso.ca/tdpo). Pour les nouvelles requêtes, la personne-ressource est le greffier. Pour les requêtes en vertu des dispositions transitoires et les plaintes renvoyées par la Commission, la personne-ressource est le greffier, requêtes en vertu des dispositions transitoires.

Il n'est pas acceptable d'écrire directement à un vice-président ou à un membre du Tribunal.

Ligne de l'objet

Dans toutes les communications écrites, veuillez utiliser l'objet suivant :

Objet : Numéro de dossier du Tribunal
Nom de famille du requérant c. nom de famille de l'intimé ou nom de l'organisme
Par exemple :
Objet : Numéro de dossier du Tribunal : 2009-12345-I
Jones v. Acme Manufacturing

Communications par courriel

Le tribunal permet la transmission de communications par courrier électronique, une méthode efficace et efficiente. Cependant, les courriels causent parfois des problèmes.

Comme il est facile de joindre des documents à un courriel, les parties joignent parfois des documents inutiles et très gros. Les pièces jointes à un courriel ne doivent pas dépasser 10Mo.

Parfois, les parties considèrent le courriel comme un mode de communication moins formel et oublient d'ajouter les autres parties en copie ou copient les documents à des personnes qui ne participent pas directement aux procédures. Il est important de ne pas oublier que les courriels seront sauvegardés et conservés dans les dossiers du Tribunal au même titre que les lettres et télécopies.

Même si le courriel est une méthode de communication efficiente, les parties ne devraient pas s'attendre à recevoir une réponse immédiate. Le Tribunal répondra à toutes les formes de communication dans les meilleurs délais, conformément aux Normes communes de service de la fonction publique de l'Ontario.

En cas de non-respect répété des règles du Tribunal en matière de communications par courriel, le Tribunal pourrait rendre une ordonnance ou une directive interdisant à la personne concernée d'utiliser cette méthode de communication.

Documents relies

Les parties qui déposent au Tribunal des documents reliés doivent y déposer soit un deuxième exemplaire pas relié soit une version électronique de chaque document.

Communications répétitives ou inappropriées

Le Tribunal s'efforce de mettre en oeuvre des processus rapides et accessibles, respectueux des principes établis dans le Code des droits de la personne, en vue d'aider les parties à régler leurs différends. Les communications qui sont excessivement longues ou répétitives ou qui manquent de respect envers un autre participant ou le Tribunal pourraient être rejetées.




Juillet 2010
tjso.ca/tdpo