Guide de préparation en vue d'une audience devant
le Tribunal des droits de la personne de l'Ontario


Ce document d'information porte sur la préparation en vue d'une participation à une audience devant le Tribunal des droits de la personne de l'Ontario (le TDPO).

Il ne contient que des renseignements généraux. Vous n'y trouverez pas de conseils juridiques ni d'indications sur la façon dont le Tribunal statuera sur une question particulière. En outre, ce document ne remplace pas les règles de procédure, les directives de pratique et les bulletins d'information du TDPO.

Ce Guide s'applique aux nouvelles requêtes déposées aux termes de la Partie IV du Code des droits de la personne de l'Ontario après le 30 juin 2008. Pour des renseignements sur les requêtes reliées à des plaintes pour violation des droits de la personne qui ont été déposées auprès de la Commission des droits de la personne avant le 30 juin 2008, consultez la section « Requêtes - Dispositions transitoires » sur le site Web du Tribunal (tjso.ca/tdpo) ou communiquez avec le TDPO.

Il est possible d'obtenir ce document sur Internet à l'adresse tjso.ca/tdpo et dans divers formats accessibles. Pour un autre format ou une copie papier, veuillez communiquer avec le TDPO au : 416 326-1312; appel sans frais 1 866 607-1240; ATS 416 326-2027; ATS sans frais 1 866 607-1240.

Table des matières :

Audiences devant le TDPO

Si les parties ont choisi de ne pas participer au processus de médiation du TDPO, ou lorsque la médiation ne mène pas à un règlement, la requête passe au stade de l'audience.

Une audience au TDPO constitue une instance judiciaire. Elle donne à chaque partie l'occasion de présenter sa position, notamment les faits et les arguments juridiques, à l'arbitre du TDPO qui entend la cause. L'arbitre est un décideur impartial (neutre) qui possède de l'expérience, des connaissances et une formation en droit relatif aux droits de la personne et sur les questions qui s'y rapportent.

Lors d'une audience, en fonction des directives et des décisions de l'arbitre du TDPO, une partie peut s'attendre à questionner des témoins et à produire des documents à titre de preuve. Les parties présentent des arguments à propos des faits et du droit durant l'audience, à la suite de quoi l'arbitre rédige une décision dans laquelle il établit si la discrimination a été démontrée. Si l'arbitre trouve qu'il y a eu infraction au Code, une compensation monétaire et/ou des réparations futures peuvent être ordonnées. La décision est transmise aux parties. Les décisions du TDPO sont publiées sur Internet (www.CanLII.org) et tout membre du public peut y avoir accès.

Confirmation d'audience

Lorsque le TDPO détermine que la requête est prête à passer au stade de l'audience, il envoie aux parties une confirmation d'audience fixant la date, l'heure et l'endroit où se tient leur audience. Toute demande de changement de date d'audience doit être faite en conformité avec la Directive de pratique sur la planification des audiences et des séances de médiation, demandes de changement de date et demandes d'ajournement.

La confirmation d'audience démarre le processus de divulgation des documents pertinents aux autres parties et de remise, aux autres parties et au TDPO, des résumés des preuves attendues de chaque témoin, ainsi que des documents que les parties prévoient utiliser à l'audience.

Divulgation des documents

L'objectif des critères du TDPO pour la divulgation de documents est de garantir un processus équitable et expéditif. Chaque partie a le droit de savoir ce sur quoi porte la cause de l'autre partie. La divulgation aide les parties à se préparer pour l'audience. Lorsque les parties ont pleinement divulgué les positions, documents et témoins, l'audience se déroule de façon plus rapide et équitable, et personne n'est pris par surprise.

Dans les 21 jours de la confirmation d'audience, chaque partie doit remettre à toutes les autres parties :

Les documents ne doivent pas être déposés auprès du TDPO. Des attestations de remise (formule 23) confirmant que ces exigences ont été remplies doivent être déposées auprès du TDPO. Certaines parties croient que les documents doivent être joints à l'Attestation de remise, mais cela n'est pas nécessaire.

Ensuite, 45 jours avant la date prévue de l'audience, chaque partie doit remettre à toutes les autres parties, puis déposer auprès du TDPO :

Remarque : Les parties devraient inclure uniquement les documents sur lesquels elles comptent s'appuyer durant l'audience. Il s'agit des documents que la partie juge nécessaires pour prouver ou soutenir sa position, notamment à l'égard des réparations. Souvent, il s'agira d'un nombre de documents beaucoup plus réduit que ce que la partie a divulgué comme étant pertinent aux questions en litige. Ce sont les documents que la partie doit déposer auprès du TDPO.

Exemple : Jane Doe et la société ABC reçoivent une confirmation d'audience du TDPO datée du 10 septembre 2009 et qui indique que l'audience débutera le 15 janvier 2010.

Autres renseignements sur les documents et la divulgation

À moins d'indication contraire du TDPO, le changement de date d'audience ne modifie PAS les dates de production et de divulgation des documents.

Les documents peuvent comprendre des documents écrits (politiques, notes de service, courriels, contenus de dossier de ressources humaines, etc.) ainsi que d'autres choses telles que photographies, enregistrements sonores, vidéos, tableaux, graphiques, cartes, plan d'étage, renseignements conservés sur support électronique et même des objets.

L'obligation de divulguer est constante. Cela signifie que si une partie trouve un nouveau document ou apprend que certains renseignements ont changé après que les échéances ci-dessus ont été satisfaites, elle doit remettre le nouveau document ou les nouveaux renseignements aux autres parties sans délai.

Si une partie cherche à obtenir d'autres documents pertinents d'une partie ou d'un tiers, elle peut demander au TDPO de rendre une ordonnance de production une fois que les échéances se sont écoulées. Pour demander la production, la partie doit remplir une Demande d'une ordonnance dans le cadre d'une instance (formule 10) et l'envoyer aux autres parties, et à un tiers, si la production de documents est exigée de celui-ci. La demande d'ordonnance ainsi que l'Attestation de remise (formule 23) doivent être déposées auprès du TDPO. Une partie ou un tiers qui reçoit une demande d'ordonnance de production de documents peut répondre dans les 14 jours suivants en envoyant une Défense à la demande d'une ordonnance dans le cadre d'une instance (formule 11) aux autres parties et en la déposant auprès du TDPO, accompagnée d'une Attestation de remise (formule 23).

Le fait de ne pas divulguer des documents pertinents peut avoir de graves conséquences. Une autre partie peut demander au TDPO une ordonnance exigeant que les documents soient partagés. Si une partie veut utiliser un document pour appuyer sa cause, mais n'a pas respecté l'échéance pour le remettre aux autres parties, le TDPO peut refuser de tenir compte du document, même s'il peut lui être utile. Si les documents ne sont pas transmis aux autres parties comme requis par les règles du TDPO, le TDPO peut prendre d'autres mesures qu'il juge appropriées.

Témoins

Les témoins sont des personnes qui peuvent présenter des preuves (information) au sujet d'une question ou des faits qui sont pertinents au litige entre les parties. Par exemple, un témoin peut avoir été présent lors d'un événement pertinent, et peut avoir des renseignements à transmettre en rapport avec ce qu'il a vu ou entendu. Les témoins peuvent détenir d'autres types de connaissances ou d'information personnelles. Par exemple, un témoin peut connaître un document important, tel que la politique d'une organisation, et peut être capable d'expliquer comment celle-ci a été élaborée et appliquée par le passé, de même que ses liens avec les événements faisant l'objet de la requête.

De façon générale, les témoins sont tenus de se transmettre de l'information sur les questions et les faits, et non d'exprimer leur opinion relativement à une plainte. Les témoins experts constituent une exception à cette règle. Une partie peut faire appel, pour témoigner, à un expert dont l'expérience, la formation ou les compétences particulières lui confèrent le pouvoir de donner une opinion éclairée sur certaines questions pertinentes à la requête.

Les règles du TDPO exigent que les parties fournissent, les unes aux autres, une liste des témoins qu'elles prévoient présenter au TDPO et un résumé de la preuve présentée par chaque témoin (ce qu'on appelle parfois un résumé de déposition) au plus tard 45 jours avant la première journée d'audience prévue. Cela garantit un processus équitable et efficace au cours duquel les participants peuvent se préparer pour l'audience et ainsi ne pas être pris par surprise.

En outre, si une partie veut appeler un expert pour témoigner, elle doit inclure une copie du rapport écrit du témoin expert, ou un sommaire complet de la preuve proposée, ainsi qu'un curriculum vitae décrivant ses qualifications.

Chaque partie doit déposer, auprès du TDPO, la liste des témoins qui a été remise aux autres parties, ainsi que l'Attestation de remise (formule 23) confirmant que la liste des témoins a été remise aux autres parties comme l'exigent les règles du TDPO.

Exemple : L'audience de la Requête impliquant Jane Doe et la société ABC est prévue débuter le 15 janvier 2010. Chaque partie doit fournir à l'autre partie sa liste de témoins et un résumé de la preuve de chaque témoin au plus tard le 1er décembre 2009 (45 jours avant le premier jour d'audience) et doit déposer la liste auprès du TDPO à la même date. L'attestation de remise (formule 23) doit également être déposée auprès du TDPO au plus tard le 1er décembre 2010.

S'assurer qu'un témoin soit présent à une audience (assignation)

Chaque partie est responsable de veiller à ce qu'un témoin qu'elle veut appeler pour présenter une preuve soit présent à la date fixée pour l'audience de la requête.

Si une partie craint que l'un de ses témoins ne sera pas présent pour donner son témoignage à l'audience, ou si elle veut une meilleure garantie que celui-ci se présentera à l'audience, elle peut l'assigner à témoigner. Pour cela, il faut communiquer avec le TDPO pour obtenir une Assignation à témoigner (formule 24). Il se peut qu'un témoin souhaite recevoir une assignation afin de pouvoir se libérer de son travail.

L'assignation sera signée par un arbitre du TDPO, mais demeure vierge pour le reste. La partie doit inscrire les renseignements suivants sur l'assignation à témoigner.

La partie qui demande d'assigner le témoin est responsable de remettre l'assignation au témoin. L'assignation doit être signifiée ou remise au témoin en personne. Le témoin a droit à 50 $/jour pour chaque jour où sa présence est requise, ainsi qu'à une indemnité de déplacement (3,00 $/jour, si l'audience se tient dans la ville que le témoin habite; si l'audience se tient à moins de 300 km du lieu de résidence du témoin, 0,24 $/km pour la distance entre la résidence du témoin et le lieu où se tient l'audience; si la distance est supérieure à 300 km, le tarif aérien minimum aller-retour plus, à l'aller et au retour, 0,24 $/km entre la résidence du témoin et l'aéroport, et de l'aéroport jusqu'au lieu où se tient l'audience). Le témoin a droit à son indemnité de participation, en espèces, au moment où il reçoit l'assignation. Un témoin assigné qui ne se présente pas à l'audience, ou ne produit pas les documents ou les objets précisés dans l'assignation, sans excuse valable, peut faire l'objet de procédures pour outrage au tribunal à la Cour supérieure de justice.

Directives d'évaluation de la cause

Quelque temps avant la date d'audience, un arbitre du TDPO passe en revue les documents et les déclarations des témoins au dossier et peut décider de produire une Directive d'évaluation de la cause pour aider les parties à se préparer en vue de l'audience. Dans certains cas, la préparation de la Directive d'évaluation de la cause peut nécessiter une conférence téléphonique relative à la cause avec les parties. Une Directive d'évaluation de la cause peut aider les parties à déterminer quelles personnes elles devraient emmener à l'audience pour témoigner de ce qui s'est passé et quels documents elles devraient remettre à la partie adverse et déposer auprès du TDPO. La Directive d'évaluation de la cause peut aider à dégager les problèmes que les parties devront régler à l'audience et l'ordre dans lequel ces questions seront entendues.

La directive d'évaluation de la cause découle d'une décision du TDPO. Pendant le déroulement de l'audience, les parties doivent être préparées à répondre à toute question soulevée dans la Directive d'évaluation de la cause.

Une Directive d'évaluation de la cause ne signifie pas que l'arbitre a pris une décision quant au résultat de la requête avant d'avoir entendu les parties. Elle vise à aider les parties à procéder d'une manière qui est juste, équitable et rapide.

Audition des participants

Les participants à une audience comprennent :

D'autres personnes qui peuvent être présentes à l'audience sont les représentants des participants (avocats, techniciens juridiques ou d'autres représentants), les témoins, les spectateurs (personnes qui viennent assister à l'audience, notamment les médias, dans certains cas), les interprètes (pour les personnes qui ont besoin d'une interprétation linguistique ou d'une interprétation en langue par signe) ou les accompagnateurs. Les parties devraient être au courant de la Directive de pratique sur la représentation devant Tribunaux de justice sociale Ontario.

Il est important de noter qu'à moins que le TDPO n'en décide autrement, les audiences sont ouvertes au public.

Langue des audiences

Les audiences peuvent se dérouler en anglais, en français ou dans les deux langues. Des services d'interprétation visuelle, comme l'American Sign Language (ASL) et la langue des signes québécoise (LSQ), peuvent être fournis sur demande. Le TDPO fournira également des services d'interprétation à une partie ou à un témoin à l'audience dans des langues autres que l'anglais, le français, l'ASL ou la LSQ. Le greffier doit être avisé de ce besoin le plus tôt possible afin qu'il ait le temps de recruter des interprètes qualifiés. La Directive de pratique sur les demandes de services d'interprétation est disponible sur le site Web du TDPO à l'adresse tjso.ca/tdpo ou par téléphone.

Adaptation en fonction des besoins spéciaux prévus par le Code

Les gens qui participent à des instances du Tribunal ont droit à ce que leurs besoins reliés à la race, à l'ascendance, au lieu d'origine, à la citoyenneté, à l'origine ethnique, à la croyance, au sexe (y compris la grossesse et l'identité sexuelle), à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état matrimonial, à l'état familial et à un handicap (besoins spéciaux prévus par le Code) soient satisfaits grâce à des mesures d'adaptation (arrangements spéciaux), à moins que cette adaptation ne cause un préjudice injustifié.

Le TDPO a mis en oeuvre un certain nombre de mesures pour promouvoir un environnement construit sans obstacle, afin d'incorporer certains principes du design universel et de satisfaire les besoins récurrents en matière d'accessibilité. En outre, les participants, notamment les parties, les témoins et les représentants, peuvent demander une adaptation au cas par cas. Toute personne nécessitant une adaptation devrait consulter la rubrique Accessibilité et mesures d'adaptation sur le site Web du TDPO pour obtenir des renseignements sur la façon de présenter une demande d'adaptation.

Défaut de participation à une audience

Si une partie a été avisée de la tenue de l'audience, mais ne s'y présente pas, l'arbitre du TDPO peut procéder en son absence, ce qu'il fait dans la plupart des cas. Si le requérant n'est pas présent à l'audience, la requête est habituellement rejetée. Si une autre partie n'est pas présente, l'arbitre peut déterminer que la partie n'a pas droit de recevoir d'autre avis de l'instance et peut perdre son droit de présenter des preuves ou de présenter des observations (arguments) au TDPO. De façon générale, le TDPO procédera en l'absence de cette partie et peut décréter qu'elle a accepté toutes les allégations mises de l'avant par les parties qui sont présentes.

Si un témoin n'est pas présent à une audience, l'arbitre déterminera si le témoin a fait l'objet d'une assignation et, le cas échéant, si des mesures devraient être prises pour exécuter l'assignation. Après avoir mesuré l'importance du témoin pour trancher la requête et la raison de son absence, si celle-ci est connue, l'arbitre peut décider d'aller de l'avant sans ce témoin ou d'ajourner (changer la date) l'audience.

Rôle de l'arbitre durant l'audience

L'arbitre du TDPO demande aux parties et aux représentants de remplir une feuille de présence au début de l'audience. L'arbitre se présente et demande aux parties et aux représentants d'en faire autant. L'arbitre explique le processus d'audience à chacun.

L'arbitre peut cibler l'audience et poser des questions, et peut, après consultation avec les parties, décider de la structure de l'audience, notamment de l'ordre dans lequel les questions seront traitées ou les témoins entendus. Toutefois, l'arbitre doit faire preuve de neutralité et ne peut assumer la responsabilité de cerner et d'administrer la preuve.

Il revient au requérant et à l'intimé de faire valoir les éléments de preuve pertinents pour appuyer leur position respective.

De façon générale, une audience devant le TDPO est moins formelle qu'un procès. En outre, l'arbitre peut consulter les parties pour déterminer s'il y a des questions ou des faits qui ne sont pas en litige et sur lesquels on peut s'entendre. L'arbitre peut demander aux parties d'indiquer la pertinence de certains témoins qu'elles souhaitent appeler ou documents qu'ils comptent présenter.

La présentation des preuves à l'audience

Les preuves doivent être présentées, à moins que toutes les parties ne s'entendent sur les faits. Cela concerne habituellement les parties et leurs témoins qui témoignent sous serment ou affirmation solennelle et présentent la preuve documentaire.

Pour s'assurer que la preuve qu'il présente est vraie, l'arbitre demande à chaque témoin :

Chaque témoin ne témoigne qu'une fois seulement. Toutes les parties auront une chance de poser des questions pertinentes à chaque témoin.

Tout document sur lequel une partie compte s'appuyer pour aider l'arbitre du TDPO à comprendre la cause devrait aussi être présenté à titre de preuve. Si le document ne soulève aucune objection, l'arbitre du TDPO définira le document comme étant une preuve. S'il y a des litiges concernant certains documents, il se peut que le document doive être « introduit » ou désigné par un témoin qui a soit créé, envoyé ou reçu le document. Des questions peuvent être posées au sujet du document.

Les parties devraient venir à l'audience préparées à présenter leur preuve relativement à la discrimination présumée ainsi que la preuve concernant les réparations que le TDPO devrait ordonner, advenant qu'il statue que le Code a été enfreint. Si le requérant demande une compensation monétaire, il doit être prêt à indiquer au TDPO le montant d'argent demandé et à expliquer la façon dont celui-ci a été calculé en se fondant sur une preuve concrète comme des talons de chèque de paie et des reçus. Les intimés devraient également être préparés à fournir des preuves et des explications quant à ce qu'ils jugent être une réparation appropriée.

Après que les parties ont présenté les éléments de preuve, chaque partie a la possibilité de revoir la preuve ainsi que la loi et de dire à l'arbitre du TDPO comment la cause devrait être tranchée. Il est important de noter que l'arbitre du TDPO doit fonder sa décision uniquement sur la preuve et sur l'argument entendu à l'audience. Il est par conséquent nécessaire de présenter toute l'information pertinente durant l'audience, étant donné qu'il n'y a pas d'autre occasion de le faire.

Décision

Il est rare que l'arbitre du TDPO rende une décision durant l'audience. L'arbitre examine tout ce qu'il a entendu ou lu avant de rendre la décision. Une fois la décision rendue, une copie de celle-ci, avec les raisons qui la sous-tendent, est envoyée aux parties. Les décisions du Tribunal sont publiées dans le site Web de l'Institut canadien d'information juridique www.CanLII.org.

Une requête sera rejetée si l'arbitre conclut qu'il n'y a pas eu d'infraction au Code. Si, par contre, l'arbitre conclut qu'il y a eu discrimination ou harcèlement, il indiquera quels sont les intimés responsables et déterminera une réparation appropriée. Les raisons du résultat seront expliquées dans la décision.

Une réparation peut consister en un dédommagement monétaire ou en une ordonnance donnant, par exemple, la possibilité au requérant de retourner au travail avec des mesures d'adaptation appropriées. L'intimé pourrait se voir ordonner de corriger la situation discriminatoire, d'élaborer des politiques ou d'offrir de la formation à ses employés. L'arbitre peut aussi ordonner des mesures visant à encourager la conformité au Code dans l'avenir.

Il est important de noter que l'objectif du Code n'est pas de punir, mais de réparer. Si le TDPO détermine qu'un droit protégé par le Code a été enfreint, son ordonnance visera l'indemnisation à l'égard du droit qui a été enfreint et fera en sorte que dans le futur, les droits de la personne soient respectés.

Exécution des ordonnances

Les ordonnances du TDPO sont juridiquement contraignantes et doivent être respectées. Si un requérant croit qu'un intimé ne se conforme pas à une ordonnance du TDPO ou a de la difficulté à obtenir la réparation que le TDPO a ordonné à l'intimé de lui fournir, la décision peut être inscrite à la Cour supérieure de justice de l'Ontario et est exécutoire comme s'il s'agissait d'une ordonnance de cette cour. Le TDPO ne peut pas intervenir pour faire exécuter ses ordonnances. Il est préférable alors d'obtenir des conseils juridiques.

Personnes-ressources

Pour communiquer avec le TDPO :

Greffier
Tribunal des droits de la personne de l'Ontario
655, rue Bay, 14e étage
Toronto (Ontario) M7A 2A3
Tél. (Toronto) : 416 326-1312
Tél. (sans frais) : 1 866 598-0322
ATS : 416 326-2027
ATS (sans frais) : 1 866 607-1240
Téléc. : 416 326-2199
Télécopieur (sans frais) : 1 866 355-6099
courriel : HRTO.Registrar@ontario.ca
Site Web : tjso.ca/tdpo

Pour de l'aide ou une représentation :

Centre d'assistance juridique en matière de droits de la personne
180, rue Dundas Ouest, 8e étage
Toronto (Ontario) M7A 0A1
Tél. (Toronto) : 416 597-4900
Tél. (sans frais) : 1 866 625-5179
ATS (Toronto) : 416 597-4903
ATS (sans frais) : 1 866 612-8627
Site Web : www.hrlsc.on.ca

Pour des renseignements sur la façon de trouver un avocat, un parajuriste ou une clinique juridique communautaire (dans 170 langues différentes)

Justice Ontario
Site Web : www.attorneygeneral.jus.gov.on.ca/french/ovss/FindHelp.asp
Tél. (sans frais) : 1 866 252-0104
ATS (Toronto) : 416 326-4012

Pour des renseignements sur le Code, les problèmes de droits de la personne en Ontario et la sensibilisation sur les droits de la personne :

Commission ontarienne des droits de la personne
180, rue Dundas Ouest, 8e étage
Toronto (Ontario) M7A 2R9
Tél. (Toronto) : 416 326-9511
Tél. (sans frais) : 1 800 387-9080
ATS (Toronto) : 416 314-6526
ATS (sans frais) : 1 800 308-5561
courriel : info@ohrc.on.ca
Site Web: www.ohrc.on.ca

Source d'information sur les droits de la personne




Décembre 2009, modifiée en dernier lieu juillet 2010
tjso.ca/tdpo