Directive de pratique sur la
communication avec le Tribunal de l'aide sociale


Les directives de pratique appuient les Règles de procédure du Tribunal de l'aide sociale (TAS) et expliquent ce que le TAS attend des parties et ce que les parties peuvent attendre du TAS. Elles aident à comprendre les Règles.


Coordonnées

Le TAS exige des coordonnées complètes et exactes. Si vos coordonnées changent, vous devez en aviser immédiatement le TAS, ainsi que les autres parties, par écrit.

Le TAS a préparé un certain nombre de formulaires pour aider les parties à se communiquer des renseignements entre elles et à communiquer des renseignements au TAS. Les formulaires existent en français et en anglais et sont affichés sur le site Web du TAS. Pour savoir comment remplir les formulaires, veuillez consulter la section Formulaires et dépôt, sur le site Web du TAS (www.tjso.ca/tas).

Si vous avez visité notre site Web et avez encore des difficultés à communiquer avec le TAS ou à suivre les instructions contenues dans la présente directive de pratique, veuillez appeler le service à la clientèle du TAS, au 416 326-0978 ou, sans frais, au 1 800 753-3895.

Représentants

Les parties représentées doivent communiquer avec le TAS par l'intermédiaire de leur représentant. Le personnel du TAS enverra les documents, dont les avis d'audience et des directives, à la partie et à son représentant. Il est de la responsabilité du représentant de tenir son client informé de l'avancement du dossier.

Si un représentant cesse de représenter une partie, il doit en aviser le TAS ainsi que les autres parties, par écrit, et leur indiquer les coordonnées exactes de la partie ou du nouveau représentant.

Communications avec le TAS

Toutes les communications liées au dossier à l'attention du TAS, y compris des courriels, doivent être adressées au greffier. Les communications par courriel doivent être adressées à sbt.registrar@ontario.ca. Il n'est pas convenable d'écrire directement au président associé, à un vice-président ou à un membre.

Communications du TAS

En règle générale, le TAS envoie des documents aux parties par courrier normal. Si une partie a choisi de correspondre par courriel, le TAS communiquera avec cette partie par courriel.

Communications avec les autres parties

Si une partie envoie des lettres, des observations et des documents au TAS, elle doit également envoyer ces documents aux autres parties à l'appel. Cette règle ne s'applique pas au formulaire Appel (formulaire 1) ou si le TAS a avisé les parties qu'elles n'étaient pas tenues de le faire.

Ligne de l'objet

Toutes les communications écrites doivent inclure le numéro de dossier du TAS (sauf pour le dépôt du formulaire Appel (formulaire 1) et le nom de l'appelant.

Si les communications envoyées au TAS se font par courriel, la ligne de l'objet doit contenir le numéro de dossier du TAS ainsi que le nom de l'appelant. Le corps du courriel doit décrire brièvement les documents joints.

Documents

Preuve de signification des documents
Les parties doivent confirmer quand et comment des documents et observations ont été remis aux autres parties à l'appel. La remise d'observations et de documents aux autres parties doit être confirmée par le dépôt d'un formulaire dûment rempli, l'Attestation de remise (formulaire 7), ou par une phrase confirmant la remise des documents aux autres parties dans la lettre d'accompagnement ou dans le corps du courriel.

Documents à déposer une seule fois
Les documents, observations et lettres ne doivent être déposés qu'une seule fois. Les parties ne doivent pas envoyer des documents plus d'une fois, ou sous une autre forme, sauf en cas de directive contraire du TAS.

Documents à déposer dans chaque instance d'appel
Certains appelants ou représentants participent à plus d'un appel. Afin de préserver la confidentialité des instances individuelles, des communications et des documents se rapportant aux appels individuels ne peuvent pas être combinés ou envoyés ensemble. Les documents accompagnant chaque appel doivent être envoyés séparément.

Il y a une exception à cette règle lorsque deux ou plusieurs appels pour le même appelant sont joints en une seule instance.

Chaque communication avec le TAS doit concerner une seule instance et les documents du TAS qui font l'objet de cette instance. Cette règle vise à protéger le caractère confidentiel des instances.

Communication des décisions du TAS

Le TAS envoie ses décisions aux parties à un appel et à leurs représentants. Les décisions du TAS sont envoyées par courriel à l'administrateur et au directeur, à leurs représentants et aux représentants titulaires d'un permis du Barreau de l'Ontario, ainsi qu'aux personnes non titulaires d'un permis qui entrent dans la catégorie des personnes exemptées par le Barreau de l'Ontario de l'obligation d'obtenir un permis. Les décisions sont envoyées aux autres parties et aux représentants par courrier régulier, à moins qu'une partie ait choisi de correspondre avec le TAS par courriel.

Les décisions et décisions intérimaires du TAS sont affichées sur le site Web de CanLII (canlii.org), qui est consultable gratuitement. Un lien vers le site Web de CanLII est affiché à la rubrique Décisions du site Web du TAS (www.tjso.ca/tas).

Communications par courriel

Le TAS autorise la communication par courriel, qui est une méthode de communication efficace et efficiente. Cependant, les transmissions par courriel sont parfois problématiques.

Certaines parties traitent le courriel comme un mode de communication moins formel et oublient facilement de mettre les autres parties en copie ou mettent par erreur en copie des personnes qui ne sont pas directement concernées par l'instance. Il est important de ne pas oublier que les courriels seront sauvegardés et feront partie du dossier du TAS au même titre que des lettres ou des télécopies.

Si une partie inclut parmi les destinataires du courriel des personnes ou des organismes qui ne sont pas désignés comme parties à l'appel, le TAS n'inclura que les personnes pour lesquelles une autorisation de divulgation de renseignements a été fournie.

Bien que le courriel constitue un mode de communication efficace, les parties ne doivent pas s'attendre à recevoir une réponse immédiate. Le TAS répond à toutes les formes de communication dans un délai convenable, conforme aux Normes de service du gouvernement de l'Ontario et à ses propres règles et procédures.

Les communications par courriel qui portent sur un dossier particulier du TAS seront versées au dossier de la même façon que des lettres et télécopies, dans le but d'assurer l'ouverture et la transparence pour toutes les parties concernées par le dossier. Les courriels seront aussi stockés électroniquement par le TAS.

Des courriels reçus après 17 h sont considérés reçus le prochain jour ouvrable. Si un courriel nécessite une attention immédiate, l'expéditeur doit contacter le TAS par téléphone. Il est recommandé d'appeler le TAS au 416 326-0978 ou, sans frais, au 1 800 753-3895, pour vérifier si la demande a été reçue et si elle sera traitée.

Transmission électronique d'observations et de documents au TAS

À compter du 1er juillet 2018, les parties suivantes et leurs représentants devront déposer au TAS, électroniquement, leurs observations et les documents sur lesquels ils ont l'intention de se fonder à l'audience. Les documents doivent être sauvegardés en format PDF et déposés au TAS par courriel :

Comment demander une communication par courriel avec le TAS

Si un appelant souhaite communiquer avec le TAS par courriel, il doit remplir et déposer le formulaire 10 - Consentement à la communication par courriel avec le TAS. Dans le formulaire 10, l'appelant confirme son adresse courriel et autorise le TAS à utiliser le courrier électronique pour toutes les communications liées à l'appel.

Un courriel doit contenir le nom et le numéro de téléphone de l'expéditeur ainsi qu'une adresse de communication. L'adresse courriel peut être utilisée comme adresse de communication si la présente Directive de pratique l'autorise.

Étant donné que les instances devant le TAS sont confidentielles, le TAS ne peut pas communiquer avec un appelant par courriel sans l'autorisation de ce dernier. Le personnel du TAS ne répondra par courriel que si l'appelant a rempli et déposé le formulaire 10 ou s'il remplit autrement les exigences prévues par le formulaire 10.

Documents

Pièces jointes
Tous les documents, dont la correspondance, les observations et les formulaires du TAS doivent être envoyés comme pièces jointes au courriel. Le corps du courriel doit contenir une brève description des documents joints, mais pas de communications liées au dossier.

La liste des pièces jointes ne constitue pas la liste ou la table des matières exigée par la règle 5.2. La règle 5.2 prévoit que tout dépôt qui contient plus d'un document doit être accompagné d'une liste renvoyant à chacun des documents dans l'ordre et par numéro de page. La liste prévue par la règle 5.2 doit être envoyée comme pièce jointe.

Formulaires
Les formulaires dûment remplis qui sont déposés par courriel doivent être envoyés comme pièces jointes au courriel. Il s'agit notamment des formulaires prescrits par la Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail, la Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, une règle du TAS ou une Directive de pratique du TAS. Si un formulaire exige qu'un ou plusieurs documents y soient joints, les documents doivent être annexés au courriel auquel le formulaire est joint.

Précisions techniques

Taille du fichier
Aucune limite n'est imposée au nombre de documents qui peuvent être joints à un courriel, à condition que la taille totale du courriel, avec les pièces jointes, ne dépasse pas 10 Mo. Si votre courriel dépasse 10 Mo, veuillez contacter le greffier qui vous expliquera comment procéder à la transmission.

Format
Tous les documents déposés par voie électronique doivent être envoyés sous format PDF.

Médias sociaux et sites Web externes
Le TAS n'accepte pas de communications par courriel qui contiennent des liens vers des sites de médias sociaux ou vers un autre site Web externe. Si une partie souhaite invoquer des renseignements affichés dans des médias sociaux ou un contenu se trouvant dans un site Web externe comme éléments de preuve dans un appel, les renseignements doivent être produits devant le TAS sous la forme d'un document, en version imprimée ou électronique.

Non-respect de la présente Directive de pratique

Des communications qui ne respectent pas les instructions contenues dans la présente Directive de pratique pourraient être retournées et la partie devra déposer à nouveau les documents en se conformant aux instructions et aux règles.

Communications répétitives ou inappropriées
Le TAS peut refuser d'accepter des communications qui sont excessivement longues, répétitives ou offensantes envers un autre participant ou le TAS.

Le TAS peut modifier la méthode de communication, s'il l'estime indiqué, et rendre toute ordonnance ou directive appropriée en matière de communication dans une instance devant lui qu'il juge nécessaire pour éviter un abus de procédure.

Communications électroniques
Le TAS peut refuser un document ou une pièce jointe qui lui a été envoyé par courriel si une partie ne se conforme pas aux dispositions de la présente Directive de pratique.

Le non-respect des procédures du TAS en matière de communication par courriel pourrait aboutir à une ordonnance ou directive interdisant à la personne visée d'utiliser cette méthode de communication.

Les pièces jointes qui ne sont pas conformes aux instructions de mise en page pourraient ne pas être acceptées par le TAS et ce dernier peut les retourner à l'expéditeur ou en disposer.

Annexe 1 – Convention d'appellation de documents pour les intimés

Le TAS a établi une convention d'appellation de documents pour garantir que les titres de documents utilisés soient uniformes. Le TAS demande aux intimés d'utiliser la convention d'appellation de documents ci-dessous pour les documents qu'ils déposent au TAS.

2.0 Numéro de dossier

Par exemple : 2.0 Document déposé 1801-00001

Chaque fois que possible, l'intimé devrait ajouter les signets suivants aux documents qu'il dépose :




En vigueur à compter du 1er juillet 2018
tjso.ca/tas